Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit diesem Internetauftritt und unseren Kontaktangeboten ist:

Telefon: +49 (0) 170 35 92 481
E-Mail: info@vitamed-services.de

Diese Hinweise betreffen die Angebote Vitamed Services und Übersetzungsbüro Weimer auf dieser Website.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Bereitstellung dieser Website, zur Beantwortung von Anfragen und zur Vorbereitung und Durchführung von Übersetzungs- und Begleitungsleistungen. Wir beschränken die Verarbeitung auf die hierfür erforderlichen Angaben.

• Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
• Rechtliche Verpflichtungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
• Einwilligungen, soweit erforderlich: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; bei Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO.
• Sicherer technischer Betrieb und Bearbeitung allgemeiner Anfragen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer funktionsfähigen und sicheren Website sowie einer verlässlichen Kommunikation.

3. Hosting bei ALL-INKL.COM

Die Website wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber: René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, gehostet. Der Serverstandort ist Deutschland.

Beim Aufruf einer gehosteten Seite werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse bzw. Datei, übertragene Datenmenge, HTTP-Status, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite (Referrer).

Diese Daten dienen der Auslieferung der Website und der Erkennung von Fehlern und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Protokolle werden nur so lange vorgehalten, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist; bei konkreten Sicherheitsvorfällen können relevante Einträge bis zur Aufklärung benötigt werden.

Die Verarbeitung durch den Hostinganbieter richtet sich nach Art. 28 DSGVO und den datenschutzrechtlichen Vereinbarungen zum Hostingvertrag. Weitere Informationen: Datenschutzinformationen von ALL-INKL.COM.

4. WordPress und lokale Inhalte

Die Website wird mit WordPress als selbst gehostetem Redaktionssystem betrieben. Anmeldung und Verwaltung verwenden technisch erforderliche Sitzungs- und Anmeldecookies; sie werden nur bei Personen gesetzt, die sich zur Pflege der Website anmelden. Für den Besuch der Seiten und für Anfragen ist kein Benutzerkonto erforderlich.

Schriftarten und die auf den Seiten verwendeten Bilder werden lokal von unserem Server bereitgestellt. Analyse- oder Werbedienste, externe Schriftendienste, eingebettete Karten, Social-Media-Widgets oder externe Captcha-Dienste sind nicht eingebunden.

5. Cookies und Browser-Speicher

Technisch erforderliche Speicherungen und Zugriffe auf Ihrem Endgerät richten sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien setzen wir nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG ein. Derzeit verwenden wir keine solchen optionalen Technologien; beim Besuch der Website werden keine Cookies gesetzt.

Der Browser speichert ausschließlich Ihre Datenschutzauswahl im lokalen Speicher (Local Storage) unter dem Schlüssel „vm-privacy-v1“: die Fassung dieser Einstellungen, Ihre Auswahl und den Zeitpunkt. So wird die getroffene Auswahl bei weiteren Aufrufen berücksichtigt. Nach 180 Tagen oder wenn sich die eingesetzten Dienste ändern, fragen wir erneut. Sie können die Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern oder die Website-Daten im Browser löschen. Formulareingaben und ausgewählte Dateien werden dort nicht gespeichert.

Sie können Cookies und lokale Website-Daten in Ihrem Browser löschen oder blockieren. Bei blockiertem Speicher kann der Datenschutzhinweis bei weiteren Besuchen erneut erscheinen. Rechtsgrundlage für die Berücksichtigung und Speicherung Ihrer Auswahl ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TDDDG.

6. Kontakt, Formulare und Dateien

Wenn Sie uns per Telefon, E-Mail oder über eines unserer Formulare kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben. Je nach Anfrage sind das Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Kontaktweg und Sprache, Angaben zu Dokumenten und Übersetzungsrichtungen, Reise- oder Termindaten, Ihre Nachricht und gegebenenfalls übermittelte Dateien.

Wir nutzen diese Informationen zur Beantwortung, Angebotserstellung und Bearbeitung Ihres Auftrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei auftragsbezogenen Anfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; eine erteilte Einwilligung wird nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO berücksichtigt. Als erforderlich gekennzeichnete Angaben werden benötigt, um Ihre Anfrage sinnvoll zu bearbeiten; weitere Angaben sind freiwillig.

Bei Verwendung eines E-Mail-Links wird Ihr E-Mail-Programm geöffnet. Beim Öffnen eines vorausgefüllten WhatsApp-Links können ausgewählte Formularangaben bereits im Link an WhatsApp übergeben werden. Die Nachricht an uns wird erst durch Ihre weitere Aktion im jeweiligen Programm versandt. Dateianhänge werden durch diese Links nicht automatisch übertragen.

7. Medizinische Unterlagen

Medizinische Befunde, Entlassungsberichte, Untersuchungsergebnisse und Angaben zu einer Behandlung können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten. Für deren Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung der gewünschten Übersetzungs- oder Begleitungsleistung benötigen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO, soweit keine andere gesetzliche Ausnahme einschlägig ist. Die allgemeine Rechtsgrundlage ergibt sich ergänzend aus Art. 6 DSGVO.

Übermitteln Sie nur Unterlagen, die für Ihre konkrete Anfrage erforderlich sind und zu deren Weitergabe Sie berechtigt sind. Betrifft eine Anfrage eine andere Person, ist deren entsprechende Einwilligung oder eine andere ausreichende Befugnis erforderlich. Den geeigneten Übermittlungsweg für besonders sensible Dokumente stimmen wir mit Ihnen ab.

Eine Weitergabe an mitwirkende Übersetzer, Ärzte, Kliniken oder sonstige Empfänger erfolgt nur, soweit dies für die von Ihnen gewünschte Leistung erforderlich und datenschutzrechtlich erlaubt ist. Für Gesundheitsdaten beachten wir dabei die Anforderungen von Art. 9 DSGVO und gegebenenfalls Ihre gesonderte Freigabe.

8. WhatsApp

WhatsApp ist als externer Kontaktlink eingebunden. Beim bloßen Besuch unserer Seiten wird dadurch keine Verbindung zu WhatsApp hergestellt. Erst wenn Sie den Link öffnen, verlassen Sie unsere Website und der Dienst verarbeitet insbesondere Verbindungs-, Geräte- und Kontodaten sowie gegebenenfalls den im Link enthaltenen Nachrichtenvorschlag.

Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum wird der Dienst von WhatsApp Ireland Limited angeboten. Bei der Nutzung können Daten auch außerhalb des EWR verarbeitet werden. Angaben zu Empfängern, internationalen Übermittlungen und den dafür verwendeten Garantien finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie.

Unsere Verarbeitung Ihrer Anfrage erfolgt zu den unter Ziffer 2 und 6 genannten Zwecken und Rechtsgrundlagen. Die Nutzung ist freiwillig; Telefon und E-Mail stehen alternativ zur Verfügung. Für Gesundheitsdaten gelten zusätzlich die Hinweise unter Ziffer 7.

9. Telegram

Telegram ist ebenfalls nur als externer Kontaktlink eingebunden. Der Link verwendet unsere Telefonnummer. Eine Verbindung zu Telegram entsteht erst, wenn Sie den Link öffnen; die Erreichbarkeit hängt auch von den Kontoeinstellungen des Telegram-Kontos ab.

Anbieter ist Telegram Messenger Inc. Telegram verarbeitet je nach Nutzung unter anderem Konto-, Kontakt-, Verbindungs- und Nachrichteninformationen. Gewöhnliche Telegram-Chats sind Cloud-Chats und nicht standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt; Nachrichten und Dateien können auf Servern des Dienstes gespeichert werden. Auch eine Verarbeitung außerhalb des EWR ist möglich. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung von Telegram.

Unsere Bearbeitung Ihrer Nachricht richtet sich nach Ziffer 2 und 6. Telegram ist ein freiwilliger Kontaktweg. Für sensible medizinische Unterlagen stimmen wir einen geeigneten Übermittlungsweg gesondert ab.

10. Empfänger und Drittstaaten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur die zur Bearbeitung berechtigten Personen sowie erforderliche Dienstleister, insbesondere Hosting- und Kommunikationsanbieter. Eine Weitergabe kann außerdem für eine vereinbarte Leistung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sein. Soweit Dienstleister weisungsgebunden tätig werden, beachten wir die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung.

Unsere Website wird in Deutschland gehostet. Bei freiwillig genutzten externen Kommunikationsdiensten kann eine Verarbeitung in Drittstaaten stattfinden. Für die eigenständige Verarbeitung dieser Anbieter gelten deren Datenschutzhinweise. Eigene Übermittlungen in Drittstaaten erfolgen nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

11. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine weitere Rechtsgrundlage oder Aufbewahrungspflicht besteht. Bei einer Anfrage ist das grundsätzlich nach ihrer abschließenden Bearbeitung der Fall; bei einem Auftrag nach Erfüllung und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen.

Für die Website gilt im Einzelnen: Über die Formulare übermittelte Dateien werden auf dem Webserver nur für den Versand der E-Mail zwischengespeichert und danach sofort gelöscht. Die Kopie einer Formularanfrage im Verwaltungsbereich der Website wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht, der Hashwert der IP-Adresse zur Missbrauchsbegrenzung nach einer Stunde. Ihre Datenschutzauswahl bleibt bis zu 180 Tage in Ihrem Browser gespeichert. Anfragen, die uns per E-Mail erreichen, bewahren wir nach den oben genannten Grundsätzen auf.

Gesetzlich aufzubewahrende Geschäfts- und Buchungsunterlagen werden für die jeweils vorgeschriebene Dauer vorgehalten. Einwilligungsnachweise können so lange aufbewahrt werden, wie sie zur Dokumentation der rechtmäßigen Verarbeitung benötigt werden. Gesundheitsunterlagen werden auf das erforderliche Maß und den erforderlichen Zeitraum beschränkt. Backups werden im Rahmen der jeweiligen Sicherungs- und Überschreibungszyklen berücksichtigt.

12. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO.
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO.
• Löschung nach Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 21 DSGVO, insbesondere aus Gründen Ihrer besonderen Situation.
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Für diese Anliegen genügt eine Nachricht an info@vitamed-services.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz in Sinzheim kommt insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Betracht.

13. Sicherheit und Aktualisierung

Die Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung ausgeliefert. Wir berücksichtigen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten. Eine verschlüsselte Website-Verbindung schützt nicht automatisch eine anschließende gewöhnliche E-Mail auf ihrem gesamten Übertragungsweg.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wenn sich Funktionen oder Verarbeitungsvorgänge ändern, werden diese Hinweise entsprechend angepasst.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 5. November 2026.